1.部门公章使用流程
（1）使用人提出申请：填写《图书与档案信息中心用印登记表》见下载专区附录15，注明用章内容、事由、文件名及数量；
（2）审批流程：依公章类别由档案室或相关科室负责人审核，报主任签字批准；
（3）登记使用：管理人员在《公章使用登记簿》中详细记录用印事项，包括时间、事由、文件内容、审批人等信息；
（4）执行用印：经批准后由指定印章管理员在申请材料上加盖印章，使用人不得私自接触印章或自行加盖。
（5）公章紧急情况处理
突发使用需求：在遇到紧急事务（如校内突发通知需当日批复）且审批人临时不在岗时，应由中心副主任或指定代岗人员临时审批，并于次日补齐书面手续。
（6）注意事项：严禁将印章用于非本单位事务、私人文件、商业合同等；所有涉密、涉档用章材料不得外传、拍照或通过个人设备处理；印章使用记录保存不少于5年，便于查验与追溯；任何人不得在空白文件上加盖印章，对已盖印章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回销毁后，重新办理加盖印章手续。
2.档案专用章使用只用于档案证明材料、复印件加盖、归档材料封面、公章骑缝页、档案业务材料验证等情况时方可使用，使用时填写《档案印章使用登记表》见下载专区附录16。
3.对已废止或更换单位印章的历史公章，由档案室登记封存，不得再用于现行文件。必要时应出具使用说明并报主管校级部门备案，填写《封存印章使用审批表》详见下载专区附件17，并经过学校相关部门审核签字同意后方可使用。
